□個人情報保護方針

合同会社医知悟（以下、当社）は、以下の個人情報保護方針を定め、これを遵守するとともに、個人情報の保護に関する法律、個人情報保護に関するガイドライン等の指針、その他個人情報保護に関する関係法令を遵守します。

１．個人情報の取扱について

（１）個人情報の取得
当社は、次の個人情報を取得することがあります。
ご本人の情報であって、当該情報を構成する氏名、職業（会社名／部署名／役職含む）、住所、電話番号、メールアドレスその他の記述等によりご本人を識別できるもの、及びその情報のみでは識別できない場合でも、他の情報と容易に照合することができ、結果的にご本人を識別できるもの
当社は、（２）に定める利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を取り扱いいたします。これらの利用目的のほかに利用することはありません。

（２）個人情報の利用
①　お客様に関する情報
　・取り扱い製品・サービスに関する情報のご提供
　・取り扱い製品・サービスに関するセミナーのご案内
　・取り扱い製品・サービスに関するアンケートのご依頼
　・取り扱い製品・サービスの利用状況の調査及び改善
　・新製品・新サービスの検討及び開発
　・関連会社、提携会社を含む各種サービスのご案内及びご提供
②　従業員・採用応募者に関する情報
　・社員・従業員の採用活動
　・役員、従業員（社員、契約社員、嘱託社員、臨時社員、受入出向社員、派遣社員、）及び退職者の人事
　　管理・雇用管理・福利厚

（３）個人情報の第三者提供
当社は、次の場合を除いて、（１）に定める個人情報を外部（第三者）に提供することはありません。
①　あらかじめ、ご本人が事前に同意されている場合
②　統計的なデータなど本人を識別することができない状態で開示・提供する場合
③　利用目的の達成に必要な範囲内において、業務を外部へ委託する場合
④　法令に基づく場合
⑤　人の生命・財産の保護の必要がある場合
⑥　警察・裁判所等の公的機関への協力が必要である場合

（４）個人情報の開示等の手続き
当社は、ご本人に関する個人情報の開示、訂正等（訂正、追加、削除）、利用停止等（利用停止、消去）のお申し出があった場合は、ご本人であることを確認させていただいたうえで、法令に従い適切に対応いたします。ただし、当社の業務に著しい支障をきたす場合、または個人の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれのある場合は除きます。なお、ご要望にお応えできない場合は、ご本人に理由を説明いたします。

（５）統計処理されたデータの利用
当社は、提供を受けた個人情報をもとに、個人を特定できないよう加工した統計データを作成することがあります。個人を特定できない統計データについては、当社は何ら制限なく利用することができるものとします。

（６）個人情報の廃棄
当社は、個人情報の利用目的に照らしその必要性が失われたときは、個人情報を消去又は廃棄するものとし、当該消去及び廃棄は、外部流失等の危険を防止するために必要かつ適切な方法により、業務の遂行上必要な限りにおいて行います。

２．個人情報の安全管理措置について

当社は、個人情報（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報を含む）の正確性及び安全性を確保するため、法令などにより要請される、組織的、技術的、人的な各安全管理措置を実施し、個人情報への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとします。なお、個人情報の取扱いの全部又は一部を第三者へ委託する場合は、その適格性を十分に審査し、委託先での適切な管理が実施できるよう必要な事項を取り決め、同様に厳重な管理を行わせています。万一、個人情報に関する事故が発生した場合には、是正、予防活動により迅速かつ適切に対応いたします。

３．個人情報に関する法令・規範の遵守

当社は、個人情報の取り扱いにおいて個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

４．個人情報保護体制および継続的改善

当社は、個人情報に関する内部規程を定め管理体制を確立するとともに、一層の個人情報保護のために継続的に見直しを行い改善に努めます。なお、当社の個人情報の取り扱いについてのご意見、苦情やご相談につきましては、下記の個人情報問い合わせ窓口へご連絡ください。また、この個人情報保護方針の内容に変更が生じた場合、当社のホームページ等を通じて、すみやかに開示、公表いたします。

□個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する基本方針

当社は、特定個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため、本基本方針を定めます。

１．事業者の名称

合同会社医知悟

２．関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（マイナンバー法）、「個人情報の保護に関する法律」（個人情報保護法）及び「特定個人情報の取扱いに関するガイドライン（事業者編）」を遵守のうえ、個人番号及び特定個人情報（以下、「特定個人情報等」といいます）を取扱うこととします。

３．利用目的

当社は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。

（１）取引先の特定個人情報等
　・不動産取引に関する支払調書作成事務
　・報酬、料金、契約金及び賞金に関する支払調書作成事務

（２）当社従業員の特定個人情報等
【税務】
　・源泉徴収票作成事務
　・財産形成住宅貯蓄、財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込提出事務
　・持株会の会員である者について、持株会による支払調書作成事務のための当該持株会への提供
　・保険金の支払調書作成事務
【社会保険】
　・健康保険、厚生年金保険届出、申請・請求事務等
　・雇用保険・労災保険届出、申請・請求等

（３）当社従業員の配偶者及び親族等の特定個人情報等
【税務】
　・源泉徴収票作成事務
【社会保険】
　・健康保険、厚生年金保険届出、申請・請求事務等

４．安全管理措置に関する事項

当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途「個人番号及び特定個人情報取扱規程」を定めています。

５．委託の取扱い

当社は、特定個人情報等の取扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当社はマイナンバー法及び個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

６．継続的改善

当社は、特定個人情報等の取扱いを継続的に改善するよう努めます。

７．特定個人情報等の開示

当社は、本人又はその代理人から、当該特定個人情報等の開示の求めがあったときには、次の事由のいずれかに該当する場合を除き、遅滞なく回答します。
（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
（２）当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
（３）法令に違反することとなる場合

□応募者の個人情報取り扱いについて

当社が取り扱う個人情報のうち、当社の役員および従業員（社員、契約社員、嘱託社員、臨時社員、受入出向社員、派遣社員）になろうとする者、又はなろうとした者（以下「採用応募者」という）の個人情報について以下のとおり取り扱います。

１．採用応募者の個人情報の取得について

当社では、採用応募者の氏名、生年月日、住所、電話番号、携帯電話番号、学歴、職歴等の個人に関する情報を収集させていただきます。

２．採用応募者の個人情報の利用目的について

当社は、取得しました採用応募者の個人情報を、次の利用目的に必要な範囲で利用させていただきます。採用応募者に事前の同意を得ることなく、利用目的の範囲を超えて採用応募者の個人情報を取り扱うこと（「目的外利用」）はありません。
（１）採用応募者の採用選考
（２）採用応募者との連絡（面接日時の案内、結果の連絡等）
（３）今後の採用活動のためのアンケート等の実施
（４）採用決定後における雇用管理上の基礎資料

３．採用応募者の個人情報提供の任意性について

採用応募者は、自己の判断と責任において情報を提供し、提供した個人情報は採用応募者自らがその内容について責任を負うものとします。

４．採用応募者の個人情報の提供について

採用応募者は、自己の判断と責任において情報を提供し、提供した個人情報は採用応募者自らがその内容について責任を負うものとします。

５．採用応募者の個人情報の利用目的について

当社では、次の場合を除き、採用応募者の個人情報を当該採用応募者の同意を得ずに第三者に提供・開示、及び前項記載の目的以外の目的で利用することはありません。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（３）公衆衛生の向上のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（４）特定した利用目的の達成に必要な範囲において業務委託先に開示するとき

６．開示対象個人情報の開示等の請求手続きについて

採用応募者は、自己に関する個人情報について、採用応募者ご本人からの請求により、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去または第三者への提供の停止等を請求することができます。当社は、かかる請求に対して、個人情報保護法等の定めるところにより、適切かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。
なお、ご提出いただいた応募書類等の返却および採用選考過程における判定内容に関する情報は開示いたしかねますので、あらかじめご承知ください。採用されなかった採用応募者の個人情報は、当該採用選考業務を終了した後、当社にて適切な方法で廃棄・削除いたします。

□役員及び従業員の個人情報の取り扱いについて

当社が取り扱う個人情報のうち役員、従業員（社員、契約社員、嘱託社員、臨時社員、受入出向社員、派遣社員）および退職者の個人情報（以下「社員等個人情報」という）を以下のとおり取り扱います。

１．社員等個人情報の取得について

当社は、以下の社員等個人情報を取得します。
（１）社内開示情報（氏名、社員番号、所属部署、役職、雇用形態、社員用メールアドレス等）
（２）基本情報（氏名、住所、年齢、生年月日、性別、電話番号、顔写真等）
（３）賃金関係情報（年収、月収、賞与等、給与の決定方法、退職金等）
（４）人事情報（人事考課、学歴、資格・免許、職位、職歴、懲戒・表彰等）
（５）家族、親族情報（家族構成、同・別居、扶養の有無、健康状態等）
（６）身体、健康情報（健康状態、病歴、心身の障害、健康診断結果等）

２．社員等個人情報の利用について

当社は、社員等個人情報を以下の目的以外で利用する場合は、その都度、その利用目的を明確にし、本人から事前の同意をいただきます。
（１）社内開示情報（業務連絡のため）
（２）基本情報（雇用人事管理、配属、社員名簿の作成、給与等の支払、福利厚生の提供、社会保険関係の手続き、法律上必要な諸手続き、その他雇用管理のため）
（３）賃金関係情報（給与等の決定および支払、源泉徴収手続き、社会保険関係の手続き、退職金および福利厚生、その他雇用管理のため）
（４）人事情報（人材の把握、配属先・担当職務の決定、研修・能力開発、昇・降格、その他雇用管理のため）
（５）家族、親族情報（給与等の決定、源泉徴収手続き、社会保険関係の手続き、育児・介護休業等、福利厚生、その他雇用管理のため）
（６）身体、健康情報（健康管理、適正な就業環境の確保、休職等、配属先の決定、労働時間管理、その他雇用管理のため）
※退職者の個人情報は、各種人事データ作成、退職後の連絡等のために利用します。

３．開示対象個人情報の開示等の請求手続きについて

当社が保有する社員等個人情報について、開示、訂正等（訂正、追加、削除）、利用停止等（利用停止、消去）の申し出があった場合は、ご本人であることを確認させていただいたうえで、対応いたします。ただし、当社の業務に著しい支障をきたす場合、または個人の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれのある場合は除きます。なお、ご要望にお応えできない場合は、ご本人に理由を説明いたします。

□個人情報の利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等の求めについて

当社は、個人情報について、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止または利用目的の通知にかかるご本人からの申出があった場合には、申出いただいた方がご本人であることを確認のうえ、個人情報保護法の定めに従い、誠実かつ速やかに対応します。なお、申出が個人情報保護法の定める要件を満たさない場合、または、個人情報保護法その他の法令により、開示等を拒絶することが認められる事由がある場合には、申出に添えないことがあります。また、利用目的の通知および開示に際しては、手数料をいただくことがありますので、あらかじめご了承ください。

□取扱窓口

個人情報等の開示請求、取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記窓口までご連絡ください。

合同会社医知悟
〒108-0075 東京都港区港南一丁目2番70号　品川シーズンテラス25階
個人情報問い合わせ窓口
e-mail：privacy@ichigo-llc.co.jp

制定日：2018年4月1日
最終改訂日：2024年9月20日